Leo Babauta: The Power of Less (2009)
Leo Babauta ist ein US-amerikanischer Schriftsteller und Blogger, der sich vor allem mit den Themen Produktivität und Minimalismus beschäftigt. Sein Blog zenhabits.net zählt laut Time Magazine zu den 25 einflussreichsten Blogs weltweit.
Im Laufe seiner Karriere als Blogger hörte Babauta unter anderem auf zu rauchen, begann zu joggen, verlor sein Übergewicht, wurde Veganer und schuldenfrei. Er lebt mit seiner Familie in San Francisco.
Das Buch hat den Anspruch, Babautas Ideal eines produktiven Minimalismus vorzustellen. Sein Ansatz konzentriert sich dabei im Wesentlichen auf bewussten Verzicht sowie den Aufbau von Gewohnheiten als Schlüssel zu allen längerfristigen Veränderungen.
Die übergreifende Botschaft des Buchs lautet etwa:
Weniger ist mehr. Durch bewussten Fokus auf das Wesentliche erreichen wir mit geringerem Aufwand unsere Ziele und schaffen uns die Freiräume, ein erfülltes Leben zu führen.
Um dem Leser zu ermöglichen, diesem Credo zu folgen, stellt Babauta in The Power of Less die Grundpfeiler seines Ansatzes vor und vertieft diese anhand einiger Beispiele aus dem Alltag.
(1) Beschränkung auf das Wesentliche hilft uns, effektiv zu arbeiten
Wir alle tun, konsumieren und produzieren mehr als jemals zuvor. Tag für Tag werden wir mit Informationen überschüttet. Tag für Tag erreichen uns dutzende oder gar hunderte E-Mails, die uns alle dazu auffordern, etwas zu tun.
Viele von uns verwenden ihre Energie darauf, alles zu erledigen und überall dabei zu sein, ohne eine Unterscheidung zwischen wesentlichem und unwesentlichem vorzunehmen. Produktivitätstechniken sollen uns dabei helfen, jeden Tag möglichst viel von allem zu erledigen.
Vieles zu tun ist aber nicht gleichbedeutend damit, viel zu schaffen. Wer viel tut, der tut meist auch viel unwichtiges, unwesentliches.
Wir müssen uns daher Grenzen setzen, uns zwingen, den Fokus auf das Wesentliche zu legen.
Indem wir uns auf die wesentlichen Dinge beschränken, schaffen wir es, mit minimalem Aufwand maximale Wirkung zu erzielen.
Wer sich beschränkt, der lernt, in allen Lebensbereichen seine Energie nur auf die Dinge zu konzentrieren, die ihm wirklich wichtig sind. Wir zwingen uns, weniger Aufgaben zu erledigen, erledigen dafür aber die wirklich wichtigen zuverlässig und gut. Wir zwingen uns dazu, uns auf die wichtigsten Projekte zu beschränken und schließen diese dafür schnell und erfolgreich ab.
Bewusste Beschränkung zwingt uns, effektiv an den Dingen zu arbeiten, die uns wirklich voran bringen. In anderen Worten:
Beschränkung auf das Wesentliche hilft uns, effektiv zu arbeiten
(2) Um uns auf das Wesentliche beschränken zu können, müssen wir unsere Prioritäten kennen
Wer sich auf das Wesentliche konzentrieren will, der muss zunächst herausfinden, worin für ihn diese wesentlichen Dinge bestehen. Sobald wir wissen, was für uns essenziell ist, können wir anfangen, alles nicht-essenzielle aus unserem Leben zu entfernen.
Woran erkennen wir die wesentlichen Dinge? Indem wir sie danach bewerten, wie sie unser Leben verändern und ob sie zu unseren langfristigen Zielen passen. Dabei helfen uns Fragen wie die folgenden:
- Was sind unsere Werte und Ziele?
- Was ist uns wichtig, was lieben wir?
- Was hat den größten Einfluss auf unser Leben?
- Welche Dinge haben langfristig den größten Einfluss?
- Was sind wirklich Bedürfnisse, was lediglich Wünsche?
Um uns über diese Dinge klar zu werden, müssen wir uns immer wieder die Zeit nehmen, einen Schritt zurück zu treten und unser Leben von außen zu betrachten.
Das gilt für alle Lebensbereiche:
- Welches sind unsere wesentlichen Ziele?
- Welche unserer Verpflichtungen sind wirklich essenziell?
- Welche Projekte entsprechen unseren langfristigen Zielen?
- Wie viel E-Mail brauchen wir wirklich in unserem Leben?
- Welche der Dinge, die wir besitzen, brauchen wir wirklich?
Wer seine Prioritäten kennt, der kann seine Aufgaben, Projekte und sonstigen Verpflichtungen danach bewerten, wie wichtig sie wirklich sind. Es lohnt sich, die Zeit zu investieren, um sich über diese wichtigen Fragen klar zu werden. Denn:
Um uns auf das Wesentliche beschränken zu können, müssen wir unsere Prioritäten kennen
(3) Um uns auf das Wesentliche zu konzentrieren, müssen wir Entscheidungen treffen, diese kommunizieren und konsistent durchsetzen
Ohne Beschränkungen zu leben ist wie Shoppen ohne Grenzen. Nur wenn wir uns ein Budget auferlegen, zwingen wir uns dazu, uns auf das Wesentliche zu beschränken.
Indem wir uns auf das Wesentliche beschränken, fokussieren wir unsere Energie auf die wirklich wichtigen Dinge. Wir hören auf, Zeit und Energie auf Dinge zu verwenden, die sie eigentlich nicht verdienen.
Es geht also nicht darum, uns einzuschränken. Vielmehr schaffen wir uns durch bewusstes Beschränken Freiräume für das Wichtige, indem wir uns von unwichtigem befreien. Indem wir z.B. unwichtige Projekte abgeben, schaffen wir Zeit, die wir mit Menschen verbringen, die wir lieben.
Das bedeutet auch, dass wir anderen klar zeigen müssen, dass unsere Zeit beschränkt ist und wir klare Prioritäten haben. So lernen die Menschen um uns herum, unsere Zeit und Energie wertzuschätzen und hören auf, uns mit unwichtigem zu behelligen.
Dadurch dass wir lernen, Nein zu sagen, verdienen wir uns außerdem ihren Respekt. Unser Umfeld lernt, dass wir nicht jeder Bitte Folge leisten und dass man uns nicht wegen jeder Kleinigkeit von unseren wichtigen Aufgaben abhalten sollte.
Wir müssen also lernen zu priorisieren, Nein zu sagen und anderen klar unsere Grenzen aufzuzeigen.
Um uns auf das Wesentliche zu konzentrieren, müssen wir Entscheidungen treffen, diese kommunizieren und konsistent durchsetzen.
(4) Fokus bedeutet: Lebe im Jetzt und konzentriere dich voll auf jede Aufgabe
Unser Fokus ist unser wichtigstes Werkzeug.
Unter unseren Aufgaben sollten wir den Fokus immer auf die wichtigen, die wesentlichen legen. Jeden Tag sollten wir damit beginnen, erst die allerwichtigste Aufgabe zu erledigen, dann die zweitwichtigste usw.
Während wir eine Aufgabe bearbeiten, sollten wir uns ganz und gar auf diese eine Aufgabe konzentrieren. Multi-Tasking und ständige Unterbrechungen machen uns ineffizient.
Wenn wir in Versuchung geraten, uns ablenken zu lassen, halten wir einfach kurz inne, atmen tief durch und widmen uns dann wieder ganz der einen Aufgabe.
Für Dinge, die uns zwischendurch einfallen, haben wir immer ein Notizbuch oder einen Zettel parat, sodass wir sie festhalten können, um uns dann wieder voll unserer Aufgabe zu widmen.
Um uns optimal auf jede Aufgabe konzentrieren zu können, ist es wichtig, dass wir lernen, im Jetzt zu leben und den Fokus auf die Gegenwart zu richten (anstatt immerzu über die Vergangenheit oder Zukunft nachzudenken). Das macht uns glücklich und ermöglicht uns, ganz in unserer Arbeit aufzugehen.
Den Fokus auf das Jetzt sollten wir in unserem ganzen Alltag trainieren. Wenn wir essen, essen wir, und nichts weiter. Wenn wir Sport treiben, treiben wir Sport, und nichts weiter. Wir sollten uns ganz und gar auf diese eine Tätigkeit konzentrieren. Diese Art der Konzentration ist wie eine Meditation und hilft uns, im Jetzt zu leben und Freude daran zu haben.
Fokus bedeutet: Lebe im Jetzt und konzentriere dich voll auf jede Aufgabe
(5) Wenn du dein Leben ändern willst, dann ändere deine Gewohnheiten
Wenn wir uns wirklich dauerhaft verändern möchten, müssen wir lernen, neue Gewohnheiten aufzubauen.
Das funktioniert am besten, wenn wir uns darauf beschränken, zu einem Zeitpunkt an einer Gewohnheit zu arbeiten. Wenn wir es einen Monat lang schaffen, eine neue Gewohnheit jeden Tag auszuführen, dann geht sie uns in Fleisch und Blut über.
Um sicherzustellen, dass uns die Motivation nicht abhanden kommt, sollten wir unser Vorhaben öffentlich machen. Im Idealfall schließen wir uns mit anderen zusammen, die ebenfalls an ihren Gewohnheiten arbeiten wollen und unterstützen uns gegenseitig.
Durch die Gruppe bzw. die Öffentlichkeit, der wir Rechenschaft schuldig sind, machen wir es uns schwieriger, die Arbeit an der neuen Gewohnheit schleifen zu lassen oder frühzeitig abzubrechen. Wenn wir uns täglich zwingen, einen Bericht abzuliefern, dann erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass wir täglich an der neuen Gewohnheit arbeiten.
Dabei sollten wir uns messbare Ziele setzen, aber solche, die so leicht sind, dass wir sie auf jeden Fall erreichen. Dies soll verhindern, dass wir durch Misserfolge demotiviert werden.
Einige Gewohnheiten, die für viele Menschen relevant sind:
- E-Mails nur noch zweimal am Tag lesen.
- Jeden Morgen die drei wichtigsten Aufgaben des Tages erledigen.
- Täglich 5-10 min. Sport machen.
- Täglich Obst essen.
Wenn du dein Leben ändern willst, dann ändere deine Gewohnheiten
(6) Gewohnheiten entstehen durch Konstanz. Und Konstanz erreichen wir am ehesten, wenn wir klein anfangen und uns langsam vorwärts arbeiten.
Viel zu oft scheitern wir mit unseren Plänen, uns dauerhaft zu verändern. Und meistens liegt es daran, dass wir zu ehrgeizig sind, uns zu viel zumuten. Statt klein anzufangen, wollen wir von heute auf morgen alles verändern, scheitern damit und geben frustriert auf.
Das muss nicht sein.
Wenn wir uns eine neue Gewohnheit aneignen wollen, dann ist unsere Erfolgsaussicht desto größer, je kleiner wir anfangen. Denn große Veränderungen führen oft zu Misserfolgen, und Misserfolge demotivieren uns und lassen uns unsere Pläne begraben.
Änderungen funktionieren vor allem, indem wir konstant an einer neuen Gewohnheit arbeiten. Und um sicherzustellen, dass uns dazu nicht der Enthusiasmus ausgeht, sollten wir uns in ganz kleinen Schritten voran arbeiten.
Wenn wir z.B. die Gewohnheit schaffen wollen, täglich Sport zu treiben, spricht überhaupt nichts dagegen, mit nur 5 Minuten täglich anzufangen. Das ist so wenig, dass wir es auf jeden Fall schaffen, und so können wir uns langsam vorarbeiten und haben dabei lauter kleine Erfolgserlebnisse.
Der Schlüssel zur Veränderung sind Gewohnheiten. Und:
Gewohnheiten entstehen durch Konstanz. Und Konstanz erreichen wir am ehesten, wenn wir klein anfangen und uns langsam vorwärts arbeiten.
(7) Wenn wir uns Ziele setzen, sollten wir uns auf einzelne, möglichst wichtige Ziele konzentrieren und alle unsere Projekte auf dieses eine Ziel ausrichten.
Es ist einfach, sich Ziele zu setzen, aber viel schwieriger, diese auch zu erreichen. Dafür brauchen wir Energie, Fokus und Motivation – alles Dinge, über die wir nur begrenzt verfügen.
Daher ist es am wahrscheinlichsten, ein Ziel zu erreichen, wenn wir uns voll und ganz auf dieses eine Ziel konzentrieren. Wenn wir uns ein Ziel suchen, das sich z.B. in einem Zeitraum von 6-12 Monaten erreichen lässt, ist es sinnvoll, während dieser Zeit all unsere Energie auf das eine Ziel zu bündeln.
Um unserem Ziel stetig näher zu kommen, unterteilen wir das große Ziel in viele kleine Unter-Ziele, die sich in kürzeren Zeiträumen erreichen lassen, z.B. in einer Woche. Wenn wir jede Woche ein Unter-Ziel erreichen, kommen wir unserem großen Ziel jede Woche einen Schritt näher.
Für unsere tatsächliche Arbeit definieren wir Projekte. Ein Projekt sollte einen konkreten Zustand benennen, der am Ende des Projekts erreicht sein soll. Um diesen Zustand zu erreichen, definieren wir eine bestimmte Menge konkreter Aufgaben, die sich alle möglichst schnell erledigen lassen. Idealerweise sollte jede Aufgabe so kurz sein, dass wir sie in 30 Minuten abschließen können.
Um sicherzustellen, dass wir alle unsere Projekte auch abschließen, sollten wir niemals zu viele gleichzeitig bearbeiten. Wir wählen 3 Projekte aus und beginnen kein neues Projekt, ehe diese 3 beendet sind.
Je mehr dieser Projekte mit unserem großen Ziel zu tun haben, desto besser. Denn:
Wenn wir uns Ziele setzen, sollten wir uns auf einzelne, möglichst wichtige Ziele konzentrieren und alle unsere Projekte auf dieses eine Ziel ausrichten.
(8) Unterteile deine Arbeit in kleine Aufgaben und beginne jeden Tag mit den wichtigsten davon
Wir erledigen keine Projekte, wir erledigen Aufgaben. Um das effektiv zu tun, sollten wir uns immer voll auf eine Aufgabe konzentrieren. Multi-Tasking funktioniert nicht.
Um Prokrastination und Multi-Tasking zu vermeiden, sollten wir unsere Aufgaben so klein machen, dass wir sie schnell erledigt bekommen, z.B. in einer halben Stunde. Große Aufgaben sind immer die, die liegen bleiben, weil die Hürde zu groß ist, mit ihnen anzufangen.
Je kleiner die Aufgabe, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass wir sie bearbeiten und abschließen.
Besonders effektiv ist es, sich für jeden Tag 3 MITs (most important tasks) zu definieren, die man als erstes am Morgen erledigt, ehe man sich irgendetwas anderem zuwendet. Dadurch dass wir als erstes am Tag unsere 3 wichtigsten Aufgaben erledigen, stellen wir sicher, dass wir jeden Tag ein Stückchen weiter kommen, egal was den Rest des Tages alles passiert.
MITs sollten möglichst mit unseren Zielen zu tun haben und uns ihnen einen Schritt näher bringen. Es empfiehlt sich, die MITs jeweils am Vortag festzulegen, sodass wir morgens direkt mit ihnen loslegen können.
Unterteile deine Arbeit in kleine Aufgaben und beginne jeden Tag mit den wichtigsten davon
(9) Unser oberstes Ziel im Zeit-Management sollte sein, unsere Prioritäten zu verfolgen und unsere wichtigen Aufgaben abzuschließen.
Wer seine Ziele und Prioritäten kennt, der braucht kein komplexes Zeitmanagement.
Wir wissen, was wir erreichen wollen (unsere Ziele), welche Meilensteine wir dazu erledigen müssen (unsere Projekte und Unter-Ziele) und was wir konkret tun müssen, um unseren Zielen näher zu kommen (unsere Aufgaben).
Prinzipiell bedeutet das, dass wir uns von Aufgabe zu Aufgabe hangeln können, indem wir aus unsere Liste danach auswählen,
- was eine hohe Priorität hat,
- für was wir gerade die nötige Zeit haben,
- wofür unser aktuelles Energie-Level hoch genug ist und
- wofür wir uns gerade begeistern können.
Wenn wir uns eine optimale, störungsfreie Arbeitsumgebung schaffen und uns wie beschrieben von Aufgabe zu Aufgabe begeben, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass wir in den Flow geraten und vollkommen in unserer Tätigkeit aufgehen.
Das funktioniert aber nur, wenn wir keinen komplizierten Zeitplan mit vielen Meetings und Terminen haben. Diese Unterbrechungen stören uns nur in unserem Arbeitsfluss.
Wir sollten daher, wenn wir wirklich produktiv an unseren Zielen arbeiten wollen, alle Verpflichtungen und Termine auf ein Minimum reduzieren. Die meisten Meetings sind ohnehin unproduktiv und kommen auch gut ohne uns aus.
Werden wir unterbrochen, machen wir eine kurze Notiz und kümmern uns später um das Anliegen. Unwichtiges sammeln wir einfach und erledigen es, sobald sich viele kleine Sachen angesammelt haben.
Falls wir um einen Termin gebeten werden, versuchen wir herauszufinden, ob dieser Termin wirklich nötig ist und ob es sich lohnt, dafür wertvolle Arbeitszeit zu opfern.
Unser oberstes Ziel im Zeit-Management sollte sein, unsere Prioritäten zu verfolgen und unsere wichtigen Aufgaben abzuschließen.
(10) Um produktiv zu sein, müssen wir die Zeit minimieren, die wir mit E-Mails verbringen.
Viele von uns verbringen einen Großteil ihrer Zeit damit, E-Mails zu lesen und zu schreiben.
Meist entspricht das aber nicht unseren Zielen.
Entsprechend sollten wir versuchen, die Zeit zu minimieren, die wir mit E-Mails verbringen.
Wir sollten die Anzahl an Postfächern möglichst auf 1 reduzieren (z.B. indem wir alle Mailadressen in einem Mailprogramm bündeln), E-Mails schnell bearbeiten und unser Eingangsfach immer leeren, wenn wir es öffnen.
Weitere Tricks, die uns helfen können, unsere E-Mail-Zeit zu beschränken:
- Wir setzen uns bewusste Grenzen, indem wir z.B. festlegen, dass wir nur zweimal am Tag Mails lesen.
- Wir lesen Mails nicht, wenn wir produktiv arbeiten könnten, sondern z.B. vor der Mittagspause und dem Feierabend.
- Wir stellen alle Benachrichtigungen ab und lesen E-Mails nur, wenn wir es wollen (und nicht der Absender).
- Wir reduzieren den Strom eingehender E-Mails, z.B. indem wir alles Irrelevante (z.B. weitergeleitete Bilder oder Spaß-Mails) sofort löschen.
- Wir richten Filter ein, um bestimmte Absender auszusortieren.
- Wir richten einen Sammel-Ordner ein, in dem wir unwichtiges sammeln und z.B. am Ende der Woche gemeinsam abarbeiten.
Besonders wichtig ist es, den Post-Eingang nicht als To-Do-Liste zu verwenden. Wenn wir eine E-Mail lesen, dann entfernen wir sie aus dem Posteingang. Steht in ihr eine Aufgabe, dann erledigen wir diese entweder sofort, oder wir notieren sie in unserer To-Do-Liste.
Genauso wichtig ist es, uns selbst zu kurzen E-Mails zu zwingen. Meist reichen drei Sätze, und damit reduziert sich unsere E-Mail-Zeit gewaltig.
Um produktiv zu sein, müssen wir die Zeit minimieren, die wir mit E-Mails verbringen.
